Ako efektívne uvoľniť miesto v Gmaile a vašom účte Google

Domov » Android » Ako efektívne uvoľniť miesto v Gmaile a vašom účte Google

Ak používate svoj účet Google už roky, je ľahké jedného dňa dostať to obávané upozornenie Gmailu: dochádza vám miesto . Medzi starými e-mailami, obrovskými prílohami, fotografiami a dokumentmi na Disku sa tých 15 GB bezplatného úložiska (alebo povolený pracovný priestor vašej spoločnosti alebo univerzity) zaplní rýchlejšie, ako by ste očakávali.

Dobrou správou je, že pomocou niekoľkých premyslených krokov môžete obnoviť veľa gigabajtov v priebehu niekoľkých minút bez toho, aby ste stratili čokoľvek skutočne dôležité. V tejto príručke krok za krokom a s konkrétnymi tipmi uvidíte, ako vyčistiť Gmail, Disk, Fotky Google a Google One, aby ste maximalizovali svoje úložisko a vyhli sa plateniu za ďalší priestor, ak nechcete.

Ako zistiť, čo zaberá miesto vo vašom účte Google

Predtým, ako čokoľvek chtivo-nechtiac vymažete, je dôležité mať jasno v tom, kam daný priestor pôjde : či už do e-mailov, dokumentov na Disku alebo fotografií a videí.

Najrýchlejší spôsob, ako to zistiť, je prejsť na stránku drive.google.com/drive/quota . Táto stránka zobrazuje zoznam súborov na Disku zoradených od najväčšieho po najmenší a tiež to, koľko úložiska využívate v službách Disk Google, Gmail a Fotky Google . To vám pomôže zistiť, na čo sa zamerať: možno to nie sú ani tak e-maily, ako skôr kopa obrovských videí na Disku alebo zabudnuté zálohy.

Ak je váš účet firemný, školský alebo univerzitný a používate Google Workspace, nezabudnite, že limit úložiska je stanovený vašou licenciou alebo správcom . Niektoré organizácie prešli z neobmedzeného úložiska na špecifické kvóty (napríklad 200 GB pre zamestnancov, 50 GB pre študentov alebo dokonca 1 GB pre absolventov). Ak patríte do jednej z týchto kategórií, toto vyčistenie je ešte dôležitejšie.

Majte tiež na pamäti, že informácie o voľnom mieste sa nie vždy aktualizujú okamžite . Niekedy po odstránení mnohých súborov alebo e-mailov môže trvať niekoľko hodín alebo dokonca niekoľko dní, kým sa presne zobrazí dostupné miesto. Nebojte sa, ak zmenu neuvidíte okamžite.

Všetko vo vašom účte zaberá miesto: e-maily (vrátane spamu a koša), súbory z Disku a fotografie/videá z Fotiek Google . Kľúčom je najskôr sa zaoberať najväčšími položkami: veľkými prílohami, videami a zálohami.

Vyčistite veľké súbory na Disku Google

Významná časť úložiska sa často nachádza na Disku Google, najmä veľké súbory, ako sú videá, veľké PDF súbory, zálohy a softvér. Spustenie odtiaľto môže uvoľniť gigabajty už za pár minút.

Prejdite na stránku drive.google.com/drive/quota . Všetky súbory sú zoradené podľa veľkosti od najväčšieho po najmenší. Skontrolujte tie navrchu: zvyčajne ide o videá, komprimované súbory (ZIP, RAR), veľké obrázky alebo technické dokumenty, ktoré už nepotrebujete.

Keď nájdete niečo, čo chcete odstrániť, kliknite pravým tlačidlom myši na súbor a vyberte možnosť „Presunúť do koša “. Pre rýchlejšie spracovanie môžete vybrať viacero súborov naraz. Na vyhľadanie konkrétnych priečinkov alebo typov súborov, ktoré už nepotrebujete, môžete použiť aj vyhľadávací panel Disku.

Všimnite si tento dôležitý detail: súbory odoslané do koša na Disku naďalej zaberajú miesto , kým ho nevyprázdnite. Ak chcete zabezpečiť, aby sa vyčistenie prejavilo, prejdite do sekcie „Kôš“ na Disku, skontrolujte, či tam nie sú žiadne súbory, ktoré chcete obnoviť, a kliknite na tlačidlo „Vyprázdniť kôš “. Od tohto okamihu sa tieto súbory natrvalo odstránia a miesto sa uvoľní.

Ak naraz vymažete veľa súborov, aktualizácia úložného priestoru môže chvíľu trvať . Je normálne, že počítadlo úložiska sa nezníži okamžite; dajte systému nejaký čas.

Vyhľadajte a odstráňte e-maily, ktoré zaberajú najviac miesta v Gmaile.

V Gmaile zvyčajne najviac miesta nezaberajú samotné správy, ale skôr veľké prílohy (videá, prezentácie, viacstranové súbory PDF, fotografie vo vysokom rozlíšení atď.). Vyčistenie týchto e-mailov je jedným z najúčinnejších spôsobov, ako rýchlo uvoľniť miesto.

Gmail nemá tlačidlo na zoradenie podľa veľkosti, ale umožňuje filtrovať podľa veľkosti súboru pomocou rozšíreného vyhľadávania . Otvorte Gmail a kliknite na šípku nadol napravo od vyhľadávacieho panela, čím získate prístup k rozšíreným možnostiam.

V otvorenom okne vyhľadajte pole „Veľkosť“ . Tam môžete určiť, že chcete zobraziť iba e-maily väčšie ako určitá veľkosť (napríklad 10 MB alebo 15 MB). Kliknite na „Hľadať“ a Gmail vám zobrazí všetky správy, ktoré presahujú tento limit, zvyčajne tie s veľkými prílohami.

To isté môžete urobiť ešte rýchlejšie pomocou vyhľadávacích operátorov. Napríklad, ak do vyhľadávacieho panela zadáte larger:10M , Gmail zobrazí všetky e-maily väčšie ako 10 MB. Ak sa nezobrazí nič s hodnotou 50M, skúste 10M alebo dokonca 5M, kým nenájdete rozsah s najväčším počtom e-mailov.

Keď budete mať tieto správy zobrazené, vyberte tie, ktoré nepotrebujete, a odstráňte ich . Ak chcete toto čistenie z času na čas opakovať bez toho, aby ste si museli pamätať príkaz, môžete si v prehliadači vytvoriť záložku s URL adresou, ako je napríklad https://mail.google.com/mail/u/#search/size:10M (nahraďte 10M požadovanou veľkosťou).

Odstráňte staré e-maily, ktoré už nepotrebujete

Nie sú to len prílohy, ktoré zaberajú miesto; roky používania tiež nahromadia tisíce e-mailov, ktoré už nedávajú zmysel : upozornenia zo sociálnych médií, newslettery, upozornenia zo služieb, ktoré už nepoužívate... Čistenie podľa veku je ďalšou veľmi účinnou taktikou.

Ak to chcete urobiť, znova použite rozšírené vyhľadávanie v Gmaile , ku ktorému získate prístup kliknutím na šípku vedľa vyhľadávacieho panela. V otvorenom okne vyhľadajte pole „Rozsah dátumov“ . Môžete si vybrať konkrétny dátum a požiadať Gmail, aby vám zobrazil e-maily odoslané pred týmto dátumom.

Napríklad si môžete nastaviť dátum uzávierky a zobraziť všetky správy prijaté v aktuálnom roku alebo v predchádzajúcich rokoch. To vám umožní nájsť veľmi staré správy , ktoré si pravdepodobne už nepotrebujete uchovávať.

Ak vám operátory vyhovujú, môžete zadať aj vyhľadávania ako napríklad before:2021/01/01, aby ste videli všetko pred napríklad januárom 2021. Podobne môžete kombinovať dátumy s veľkosťou, napríklad pomocou výrazu larger:5M before:2022/01/01 vyhľadať veľké, ale staré prílohy.

Keď máte na obrazovke staré e-maily, rýchlo si ich skontrolujte a vymažte všetko, čo si nechcete ponechať . Ak váhate s vymazaním všetkého, vždy môžete vynechať dôležité správy z bánk, zmlúv alebo právnych záležitostí.

Pamätajte, že všetko, čo odošlete do koša, bude zaberať miesto, kým ho nevyprázdnite . Neskôr sa dozviete, ako to urobiť správne.

Spam, kôš a ďalšie priečinky, ktoré tiež zaberajú miesto

Mnoho ľudí si myslí, že správy v priečinkoch Spam alebo Koš „sa nepočítajú“, ale v Gmaile všetky uložené správy zaberajú miesto bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú. Ak ste sa týchto priečinkov nikdy nedotkli, možno tam máte tisíce zabudnutých e-mailov.

Ak chcete získať prístup k týmto sekciám, kliknite na tlačidlo „Viac“ v bočnom paneli Gmailu (ak sa vám nezobrazia hneď). Zobrazia sa ďalšie priečinky vrátane „Spam“ a „Kôš “. Najprv prejdite do priečinka Spam a kliknite na tlačidlo „Odstrániť všetky spamové správy“, čím ho naraz vyprázdnite. Ak chcete, môžete vybrať a odstrániť iba niektoré správy.

Ďalej prejdite do priečinka „Kôš“ . Tu uvidíte všetko, čo ste nedávno odstránili. Gmail to automaticky odstráni po 30 dňoch, ale ak potrebujete miesto teraz, môžete kliknúť na tlačidlo „Vyprázdniť kôš teraz “. Týmto sa správy natrvalo odstránia a uvoľní sa miesto.

Upozorňujeme, že po vyprázdnení koša už nebudete môcť tieto e-maily obnoviť . Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa e-mailu, nechajte ho v koši a po mesiaci sa automaticky odstráni.

Rovnaká logika platí aj pre iné služby: v Google Fotkách, na Disku Google alebo dokonca v zálohách niektorých mobilných telefónov kôš znovu využíva miesto, kým ho nevyprázdnite . Je dobré ho občas skontrolovať.

Vyčistite fotografie a videá vo Fotkách Google a uvoľnite miesto

Fotografie zaberajú miesto, ale videá sú poriadne gigabajtové žrúty . Ak robíte veľa automatických záloh, značnú časť vašej úložnej kvóty môžu zaberať len štyri alebo päť dlhých videí.

Ak ich chcete rýchlo nájsť, prejdite na stránku https://photos.google.com/search/_tv_video . Tam uvidíte svoje videá usporiadané a môžete si vybrať tie, ktoré nepotrebujete. Po vykonaní výberu kliknite na tlačidlo „Odstrániť“ a odošlite ich do koša aplikácie Fotografie.

Existuje aj menej známa sekcia: https://photos.google.com/unsupportedvideos . Táto stránka zobrazuje videá, ktoré aplikácia Fotky Google nerozpoznáva ako kompatibilné, a preto sa nezobrazujú v bežných vyhľadávaniach. Aj keď sa nezobrazujú vo vašich albumoch, stále zaberajú úložný priestor . Skontrolujte ich a odstráňte všetko, čo nepotrebujete.

Okrem videí môžete použiť vyhľadávanie alebo kartu Preskúmať v službe Fotky Google na vyhľadanie skupín obrázkov, ktoré sú kandidátmi na vyčistenie: snímky obrazovky, rozmazané fotografie, duplikáty, fotografie dokumentov, ktoré ste už inde uložili atď. Môžete tiež prechádzať staršími fotografiami a vymazať všetko, čo je zjavne nepotrebné.

Po vyčistení prejdite do sekcie „Kôš“ v aplikácii Fotky Google a potvrďte, že chcete odstrániť fotografie a videá. Potom klepnite na „Vyprázdniť kôš “. Od tohto okamihu sa tieto položky natrvalo odstránia, čím sa uvoľní miesto, ktoré zaberali. Ak naraz odstránite stovky alebo tisíce fotografií, je normálne, že úprava počítadla úložiska chvíľu trvá.

Spravujte a uvoľňujte úložisko pomocou služby Google One

Google One nie je len o platení za väčší úložný priestor: ponúka aj veľmi praktického správcu úložiska , ktorý vám pomôže nájsť a odstrániť nepotrebný obsah v Gmaile, na Disku a vo Fotkách.

V počítači prejdite na stránku one.google.com a prejdite do sekcie „Úložisko“ . Tam uvidíte sekciu s názvom „Získajte späť miesto“ alebo „Uvoľnite miesto v účte“. Kliknite na ňu a otvorí sa čistič.

Systém vám zobrazí rôzne kategórie obsahu, ktoré môžete odstrániť: okrem iného veľké súbory, položky v koši, spamové e-maily, veľké prílohy a rozmazané fotografie . Môžete zadať každú kategóriu a vybrať, čo chcete odstrániť. V závislosti od typu súboru budete mať možnosti zoradenia podľa veľkosti, dátumu alebo typu.

V prípade Fotiek Google, ak uvidíte niečo, čo chcete uložiť pred odstránením, môžete klepnutím na tlačidlo „Stiahnuť“ uložiť lokálnu kópiu. Po skontrolovaní všetkého vyberte položky, ktoré nepotrebujete, a kliknite na tlačidlo „Natrvalo odstrániť“ (alebo „Presunúť do koša“ v prípade Fotiek). Po potvrdení sa miesto začne uvoľňovať.

Ďalšou výhodou služby Google One je, že centralizuje informácie o úložisku vo všetkých službách a uľahčuje riešenia bežných problémov, napríklad keď sa úložisko nezvýši ihneď po odstránení položiek alebo po prechode na väčší plán.

Čo sa stane, keď vám dôjde miesto na Googli?

Ak vyčerpáte svoju kvótu (či už ide o bezplatných 15 GB alebo kvótu Google Workspace/Google One), vaše súbory sa neodstránia, ale mnohé funkcie sa zablokujú, kým neuvoľníte miesto alebo neaktualizujete svoj program.

V Gmaile už nebudete môcť odosielať ani prijímať e-maily. Správy odoslané vám budú vrátené odosielateľovi s upozornením, že vaša poštová schránka je plná. V Disku Google nebudete môcť nahrávať nové súbory ani vytvárať nové dokumenty v Dokumentoch, Tabuľkách, Prezentáciách, Formulároch, Kresbách ani Videách. Okrem toho už ostatní nebudú môcť upravovať ani kopírovať vaše zdieľané súbory.

V službe Fotky Google sa automatické zálohovanie zastaví: žiadne nové fotografie ani videá sa neuložia, kým nebudete mať opäť dostatok miesta. Všetko, čo už bolo nahrané, sa zachová, ale nič nové sa nepridá.

Ak sa chcete z tejto situácie dostať, máte dve možnosti: uvoľniť miesto odstránením obsahu (ako vysvetľujeme) alebo si kúpiť viac úložiska v službe Google One. Ak sa rozhodnete zmeniť svoj program, nezabudnite, že nový limit nahrádza starý, nie je k nemu pridaný; napríklad zmena zo 100 GB na 200 GB znamená, že váš nový celkový limit bude 200 GB.

Po zmene tarify je normálne, že zobrazenie nového priestoru môže trvať až 24 hodín . Ak sa po uplynutí tejto doby stále neaktualizuje, skúste sa odhlásiť a znova prihlásiť pomocou okna inkognito alebo iného prehliadača (Chrome, Edge, Firefox atď.). Na iPhonoch a iPadoch niekedy pomôže jednoduché zatvorenie a opätovné otvorenie aplikácie Google One.

Správa úložných plánov a predplatných

Ak ste si zakúpili program Google One na webe alebo v zariadení so systémom Android, správa predplatného nie je úplne rovnaká, ako keby ste si ho kúpili v obchode Apple App Store . Je dôležité si to uvedomiť, aby ste sa vyhli zmätku, keď budete chcieť program zmeniť alebo zrušiť.

Keď sa zaregistrujete do služby Google One cez web, môžete si zmeniť svoj program alebo ho zrušiť priamo na stránke one.google.com . Prejdite do časti „Nastavenia“ a vyhľadajte možnosť „Zmeniť program predplatného“ alebo „Zrušiť predplatné“. Tam si môžete vybrať nový limit úložiska (mesačný alebo ročný) alebo službu zrušiť.

Ak chcete spravovať svoje predplatné z iPhonu alebo iPadu, musíte si zakúpiť program v obchode App Store . Ak ste si ho zakúpili online, nebudete ho môcť upraviť v aplikácii pre iOS; najprv by ste ho museli zrušiť online a potom si zakúpiť nový program v obchode App Store, aby ste ho mohli spravovať odtiaľ.

Tiež si dvakrát overte, či používate správny účet: je relatívne jednoduché platiť za program Google One z účtu, ktorý nie je vaším primárnym e-mailom . Ak vidíte poplatok na karte, ale úložisko nie je tam, kde by malo byť, skontrolujte, či nie ste prihlásení s viacerými účtami súčasne, a v prípade potreby zrušte program z nesprávneho účtu a znova sa zaregistrujte zo správneho.

Na záver nezabudnite, že ak ste mali propagačné úložisko (napríklad pri kúpe zariadenia) , toto dodatočné úložisko vám zostane k dispozícii aj v prípade zmeny plánu, pokiaľ je akcia stále platná.

Zálohy WhatsAppu a ďalšie položky, ktoré zaberajú miesto bez toho, aby ste si to vôbec všimli

Ak používate telefón s Androidom, vaše zálohy WhatsApp môžu zaberať značnú časť vášho úložiska Google bez toho, aby ste si to vôbec uvedomovali.

Ak si ich chcete pozrieť v aplikácii Google One, otvorte aplikáciu v telefóne, prejdite na kartu „Úložisko“ a klepnite na „Uvoľniť miesto v účte “. Tam v sekcii „Odstrániť ďalšie položky“ uvidíte konkrétnu sekciu pre WhatsApp . Tam môžete vybrať zálohu a klepnúť na „Odstrániť zálohu “.

Ak to chcete urobiť z prehliadača, prejdite na stránku one.google.com/backup/management/whatsapp . Tam uvidíte existujúce zálohy a vedľa každej z nich tlačidlo „Odstrániť zálohu“ . Aj keď zálohu odstránite, WhatsApp bude môcť v budúcnosti vytvárať nové zálohy, ak máte túto funkciu povolenú v nastaveniach aplikácie.

Skontrolujte aj všetky ostatné zálohy, ktoré sa môžu nachádzať vo vašom účte Google (napríklad zo starších zariadení). Často budete prekvapení, koľko miesta môžete obnoviť odstránením záloh z telefónov, ktoré už nepoužívate.

Ak zdieľate úložisko s rodinným plánom Google One, majte na pamäti, že všetci členovia rodiny používajú rovnaké množstvo úložiska . Ak niekto používa priveľa úložiska, budete sa musieť s touto osobou dohodnúť alebo, ak ste správcom rodinnej skupiny, skontrolovať využitie každého člena a dohodnúť sa na spoločnom vyčistení.

Najlepšie postupy, ako zabrániť opätovnému rýchlemu zapĺňaniu Gmailu

Keď už máte hotové veľké upratovanie, prichádza tá dôležitá časť: zabrániť tomu, aby sa priestor o dva dni opäť zaplnil . S niekoľkými jednoduchými návykmi si môžete udržať svoj účet v poriadku oveľa dlhšie.

Na začiatok si zvyknite ukladať dôležité prílohy mimo Gmailu . Ak je súbor dôležitý, stiahnite si ho a nahrajte ho na Disk Google (alebo do inej cloudovej úložiska) alebo ho uložte na externý pevný disk. Používanie e-mailu ako trvalého úložiska pre veľké súbory je recept na zaplnenie vašich gigabajtov.

Ďalším účinným opatrením je odhlásiť sa z odberu noviniek a predplatného, ​​ktoré vám už neprinášajú úžitok. Každý newsletter, ktorý si neprečítate, je neustálym prúdom e-mailov, ktoré vám len prekážajú. Mnohé správy obsahujú odkaz na odhlásenie; ak tomu venujete pár minút, môžete ušetriť stovky e-mailov mesačne.

Gmail vám navyše umožňuje lepšie organizovať doručenú poštu pomocou štítkov a kategórií („Hlavné“, „Sociálne siete“, „Propagácie“, „Upozornenia“, „Fóra“ atď.). Tieto štítky samy o sebe neuvoľnia miesto, ale uľahčujú identifikáciu skupín nepotrebných e-mailov (napríklad starých propagačných akcií) a ich hromadné odstránenie bez obáv.

Ak si chcete uložiť e-mail, ale nezobrazovať ho v doručenej pošte, použite možnosť „Archivovať“ . Správa sa presunie z hlavného zobrazenia do „Všetky doručené“ a neskôr ju môžete nájsť pomocou funkcie vyhľadávania bez toho, aby ste si narušili dennú rutinu. Archivácia však nešetrí úložný priestor: e-mail stále zaberá rovnaké množstvo miesta , ale aspoň bude všetko lepšie organizované.

Nakoniec si občas vyhraďte nejaký čas (napríklad raz za mesiac) na opakovanie niektorých kľúčových vyhľadávaní: väčšie: 10 miliónov , e-maily staršie ako určitý dátum, čistenie spamu a koša, kontrola koša na Disku a vo Fotkách Google… S touto jednoduchou rutinou sa vyhnete dosiahnutiu limitu úložiska a môžete naďalej používať Gmail a ostatné služby s úplným pokojom na duši.

Dodržiavaním týchto kombinovaných stratégií – identifikáciou toho, čo zaberá najviac miesta, vyčistením veľkých súborov na Disku, odstránením e-mailov s ťažkými prílohami, vyprázdnením priečinkov Spam a Kôš, kontrolou fotografií a videí, prejdením cez Správcu Google One a úpravou záloh a predplatných – je úplne možné získať späť značné množstvo miesta v Gmaile a vašom účte Google bez toho, aby ste sa vzdali toho, čo je skutočne dôležité, a bez toho, aby ste boli nútení kupovať si ďalší úložný priestor, ak sa to neoplatí.